Digitaal archiveren

Van alle kanten word je bestookt met e-mails, verslagen, rapporten, presentaties, nieuwsbrieven en andere soorten informatie. Bovendien komt deze informatie tot je via diverse informatiekanalen. Hierdoor worden, meer dan tot nu toe ooit het geval is geweest, vragen actueel als:

• hoe weet je welke informatie je nodig hebt,
• hoe weet je waar je de juiste informatie kunt vinden,
• hoe verkrijg je die informatie het snelst en hoe sla je de informatie zo op dat deze altijd en overal door iedereen terug te vinden is?

Dit managen van informatie wordt meer en meer dé taak waar het secretariaat in praktische zin een centrale rol in vervult.

Het hernieuwd vormgeven van je digitale documentbeheer is meer dan het zomaar ‘kopiëren’ van de werkwijze die je gebruikte voor je papieren archief. Het is een groot misverstand om te denken dat digitalisering van het archiefbeheer automatisch een oplossing kan bieden voor slecht georganiseerde handmatige archieven; het automatiseren van wanorde leidt uiteindelijk slechts tot digitale ordeloosheid.

Met de aanpak zoals geschetst in deze Wijzer echter, creëer je snel een persoonsonafhankelijke structuur waarbinnen iedereen die daartoe gerechtigd is, altijd alle informatie kan vinden en opbergen. En dat binnen drie tot vier muisklikken!